Das Projektmanagement Office (PMO) spielt in jedem erfolgreichen Business eine wichtige Rolle. Von der Standardisierung von Projektmanagement Methoden bis hin zum Fördern der Reife eines Unternehmens; verschiedene Projekte eines ganzen Unternehmens zu überwachen und zu managen ist eine große Herausforderung. Aber mit dem richtigen Projektmanagement Tool kann das PMO sicherstellen, dass alles rund läuft, damit die entscheidenden KPIs erreicht werden.
Was genau ist das PMO?
Gute Frage! Das PMO ist dafür verantwortlich, Projekte der ganzen Organisation zu kontrollieren und zu managen, entweder mit einem praxisnahen Ansatz oder aus einer übergeordneten Perspektive, wie der Überwachung von KPIs und Meilensteinen. Das PMO kann Führungskräfte entlasten, indem es an mehreren wichtigen Projekten gleichzeitig arbeitet. Hier eine kurze Übersicht einiger Aufgaben des PMO's:
- KPIs festlegen und managen, um das Erreichen wichtiger Projektmeilensteine zu sichern.
- Projektmanager stellen und Training für Teammitglieder anbieten, um die Fähigkeiten zur Bewältigung ihrer Aufgaben zu stärken.
- Das Portfolio-Management des Unternehmens beaufsichtigen und sicherstellen, dass die strategischen Ziele erreicht werden.
- Das Ressourcenmanagement übernehmen, einschließlich der Verwaltung von Finanzen, Personal und Locations. Besonders relevant für kleinere Teams.
- Das Unternehmen zur Reife führen mit Fokus auf Projektmanagement.
Wieso ist das PMO wichtig?
Ein in-house PMO bringt viele Vorteile mit sich. Hier sind vier Gründe, wieso jedes Unternehmen die Option eines eigenen PMOs erwägen sollte:
- Man spart Geld, weil ein in-house PMO überflüssige Einstellungen und Outsourcing verhindert, und so die Ressourcen besser verteilt.
- Ziele werden besser abgestimmt, da das eigene PMO das große Ganze im Blick behält.
- Die Kundenzufriedenheit steigt, da Ergebnisse schneller geliefert und Projektziele stets erreicht werden können.
- Die Produktivität wird verbessert, da sich Teams besser auf den Output konzentrieren können, wenn sie wissen, dass das PMO sich um die KPIs und das Projektmanagement mithilfe von agilen Projektmanagementtools kümmert.
Verbessere dein PMO
Projektmanagement Tools helfen dem PMO, seinen bestmöglichen Job zu machen und den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten. So muss nicht mehr an vielen verschiedenen Orten nach Informationen gesucht werden; mit einem Projektmanagement Tool wie monday.com kann das PMO alles an einem Ort überblicken. Schauen wir mal, welche Vorteile monday.com bietet:
Alle Projektdokumentationen an einem Ort speichern
Das PMO kann alle relevanten Dokumentationen für jede Phase eines Projekts organisieren und verwalten. Das fördert auch die Einhaltung von Richtlinien und Normen innerhalb des ganzen Unternehmens.
Eine agile Roadmap für jedes Projekt pflegen
Es gibt nichts Schlimmeres für ein Unternehmen, als das Ziel eines Projekts aus den Augen zu verlieren. Mit monday.com kann das PMO eine einfache Roadmap erstellen und pflegen. Dies sorgt dafür, dass alle Teammitglieder fokussiert an ihren aktuellen Aufgaben arbeiten. Als agiles Tool kann die Roadmap sich auch an Veränderungen der Ziele oder des Marktes anpassen.
Einen Überblick über die Aufgaben jeder Abteilung schaffen
Damit eine Roadmap effektiv genutzt werden kann, müssen die Ziele in übersichtliche Aufgaben für jede Abteilung unterteilt werden. monday.com bietet eine transparente Übersicht, die zu jeder Zeit anzeigt, wer an welcher Aufgabe arbeitet und wie weit diese fortgeschritten ist. Dadurch laufen auch die täglichen/wöchentlichen Planungsmeetings runder.
Gemeinsam genutzte Unternehmensressourcen verwalten
Kein Unternehmen möchte Ressourcen verschwenden. Stimmt‘s? Mit monday.com können die Ressourcen nachverfolgt werden; wo sie herkommen, wie lange sie ausreichen und wer für sie zuständig ist. Das hilft bei der Budgetierung und verringert Kosten.
Einen Backlog von Produktfeatures und Updates führen
Wenn es um die Planung zukünftiger Roadmaps und Team Sprints geht, ist es sehr wichtig, einen Backlog der dringendsten und gefragtesten Features zu haben. monday.com bietet dem Team einen stetigen Backlog mit Aufgaben, damit priorisiert werden kann, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden sollen und wie viel Aufwand dahinter steckt.
KPIs und Budgets in Echtzeit überwachen
monday.com gibt dem PMO durch die intuitiven Dashboards eine klare Übersicht über den Status der KPIs und Budgets im ganzen Unternehmen – und das in Echtzeit! Jedes Dashboard kann nach den Anforderungen der jeweiligen Abteilung konfiguriert werden; von Sales und Leads zu Kundenzufriedenheit Rankings. Wenn etwas nicht nach Plan läuft, kann das PMO dies früh erkennen und Entscheidungen treffen, um alles wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
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