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Kanban, PMBOK, Scrum... nein, das sind nicht die Namen der Bösewichte im neuesten Star Wars-Film, sondern einige der weltweit besten Projekt-Management-Methoden.
Viele Projekt-Management-Tools behandeln Menschen wie eine Ressource, ein Nebenprodukt oder eine zweitrangige Komponente, die sich in einem Netz von Hierarchien, Abhängigkeiten und endlosen Unteraufgaben verliert. Das ist ein schwerwiegender Fehler - Man verwaltet keine Projekte, sondern immer nur Menschen.
Das bedeutet aber nicht, dass alle Projekt-Management-Methoden schlecht sind. Tatsächlich verwendet monday.com täglich eine Vielzahl von PM Strategien.
Welche Art von Projekt-Management-Methode ist die richtige für Sie? Wir haben uns entschieden, in die Details zu gehen und das Thema zu vertiefen. Los geht's!
Die wichtigsten Projekt-Managementmethoden
1. Agile
So wie Amerikas Gründerväter sich zusammenkauerten, um die Unabhängigkeitserklärung bei Kerzenlicht zu verfassen, so dramatisch war es auch, als 17 Software-Entwickler 1981 ihr bahnbrechendes Agiles Manifest veröffentlichten, das die Entwickler von den restriktiven Ketten traditioneller Projekt-Managementmethoden befreien sollte.
Agile ist in der Tat keine Methodik, sondern eher ein Glaubenssystem - ein Glaubenssystem, dem sich viele auch heute noch anschließen. Es stellte damals alle traditionellen Werte auf den Kopf und sagte, dass man bei der Herangehensweise an ein Projekt, völlig anderen Dingen Vorrang einräumen sollte. Mittlerweile versteht man unter Agile einen Oberbegriff, der mehrere verschiedene Projekt-Management-Methoden, wie z.B. Scrum, zusammenfasst.
Agile wirft starre Planung über Bord und sagt, dass Teams in der Lage sein müssen, flexibel und iterativ zu arbeiten. Das bedeutet, dass man nicht dem Motto "Tu es einmal und Tue es richtig" folgt, sondern dass man an etwas Kleinem arbeitet, es schnell ausführt, evaluiert, was funktioniert und was nicht, und sich dann von da aus verändert und anpasst.
Vorteile: Agile akzeptiert Unsicherheiten als gegeben und will Teams befähigen, superflexibel zu sein, ihre Arbeit schnell auszuführen und problemlos auf Veränderungen reagieren zu können. Liest man die Geschichte der Gründer von monday.com, dann wird deutlich, dass ihre Philosophie in vielerlei Hinsicht mit Agile übereinstimmt. Zu einem früheren gescheiterten Startup sagt CTO Eran: "Ich dachte, wenn ich starte, wird es perfekt sein. Aber so ist es nie. Ich hatte keine Ahnung, dass ich die Idee schon direkt zu Anfang mit den Anwendern hätte teilen sollen, um so bereits sehr früh Feedback zu erhalten.“
Nachteile: Agile stellt die Reaktionen auf Veränderung über die Planverfolgung dar und setzt die Wasserfallmethode mit einen Dinosaurier gleich. Aber Planung ist keine schlechte Sache, und die Agile Methode kann mit Unvorhersehbarkeit behaftet sein. Darüber hinaus erfordert die agile Planung eine enge Zusammenarbeit bei jeder schrittweisen Änderung. Wenn man mit Kunden arbeitet, kann es für alle Beteiligten zeitaufwändig und mühsam sein, bei jedem Schritt jeden Einzelnen um Feedback zu bitten.
Zusammengefasst: Heutzutage gibt es am Arbeitsplatz kein Entrinnen vor Agile, also liebt oder hasst man es. Man wird aber auf jeden Fall davon profitieren, mit den grundlegenden Prinzipien vertraut zu sein. monday.com glaubt fest an das Zeitmanagement und das ist eine der größten Stärken von Agile.
2. Das Wasserfall-Modell
Dies ist eine Methode der alten Schule, die ihren Ursprung in der verarbeitenden Industrie und im Baugewerbe hat. Es ist ganz einfach: Man listet einfach alle Aufgaben auf, die zum Endziel führen, und bearbeitet sie der Reihe nach. Der Fortschritt kaskadiert von einer Phase des Projekts zur nächsten nach unten. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor man zur nächsten übergehen kann.
Aber ähnlich wie bei den Niagarafällen gibt es, sobald ein Projekt in Gang gekommen ist, kein Zurück mehr, keine Zeit zum Nachdenken und keine wirkliche Option auf Kursänderung. Man wird ertrinken, noch bevor man die Chance hat, neu anzufangen und Änderungen vorzunehmen. (OK, ein bisschen dramatisch, aber im Grunde wahr.)
Vorteile: Die Wasserfall-Methode ist großartig für jeden, der teure, physische Dinge in einem sich wiederholenden Prozess herstellt. Und wenn man ein ausgezeichneter Planer ist, der an einem Projekt arbeitet, bei dem der Umfang und die Anforderungen extrem klar sind, kann die Wasserfall-Methode dabei helfen, ein erfolgreiches, vorhersehbares Ergebnis zu erzielen. Nach dem Motto: „Man macht es einmal und man macht es richtig.“
Nachteile: Die Wasserfall-Methode ist ein starrer Ansatz für das Projekt-Management. Sie setzt voraus, dass alle Anforderungen im Voraus erfüllt sind und keine Überraschungen auftreten, die einen zwingen, vom Plan abzuweichen. Für die meisten Teams ist dies einfach keine realistische Art und Weise, täglich zu arbeiten. Menschen werden krank. Die Dinge ändern sich. Man muss in der Lage sein, dynamisch zu arbeiten und sich schnell in neue Richtungen zu bewegen.
Zusammengefasst: Es ist leicht, den Wasserfall-Ansatz als altmodisch und veraltet abzutun, und es stimmt, dass er, im Zeitalter der Schnelligkeit, für viele Teams wahrscheinlich nicht der richtige Weg ist. Aber hast Du jemals die Pyramiden besucht oder bist die Chinesische Mauer entlang gelaufen? Oder wie steht es mit den profaneren Weltwundern, wie den Brücken, auf denen man fährt, und den Energienetzen, die uns Strom liefern? Diese Errungenschaften der Menschheit wurden wahrscheinlich dank Projekt-Management-Methoden erreicht, die dem OG-Wasserfall ähneln.
3. PRINCE2
PRINCE2 steht für Projects IN Controlled Environments und wurde in den späten 80er Jahren von der britischen Regierung als Standard für die IT-Umgebung entwickelt. Was ist mit der Nummer 2? Sie entstand 1996, als die Methodik ein kleines Facelifting erhielt.
PRINCE2 ist eine der prozessorientierten Wasserfall-Projekt-Management-Methoden, bei der klare Schritte und klar definierte Verantwortlichkeiten im Vordergrund stehen. PRINCE2 legt großen Wert auf Planung, geschäftliche Rechtfertigung, Kostenanalyse und Risikominimierung und ist ein unglaublich gründlicher Rahmen für die Durchführung großer und vorhersehbarer Unternehmensprojekte.
Vorteile: PRINCE2 ist die am weitesten verbreitete Projekt-Management-Methode der Welt, was bedeutet, dass viele Menschen mit ihr vertraut sind, wissen, wie sie funktioniert und ihre Terminologie verstehen. Es ist ein bewährter Klassiker, um die Phasen eines Großprojekts von Anfang bis Ende abzubilden und zu klären, was, von wem und wann geliefert wird.
Nachteile: Wie die Wasserfallmethode ist PRINCE2 eine sehr rigide und sehr kontrollierte Methode. Sie eignet sich nicht für kleine Projekte oder kleinere Teams oder Agenturen, die wahrscheinlich nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, einen langwierigen Zertifizierungskurs zu absolvieren.
Zusammengefasst: Wenn man in Großbritannien, Australien oder Europa arbeitet und mit großen Unternehmensprojekten zu tun hat, muss man sich wahrscheinlich gut mit PRINCE2 auskennen. Ist man allerdings nur ein normaler Otto Normalverbraucher, der nach Möglichkeiten sucht, besser im Team zu arbeiten und die Produktivität zu steigern, dann lohnt es sich nicht, die Zeit und das Geld für eine PRINCE2-Zertifizierung aufzuwenden.
4. PMI’s PMBOK
PMBOK wurde vom Project Management Institute (PMI) ins Leben gerufen und steht für Project Management Body of Knowledge, das das Projekt-Management in fünf Phasen unterteilt: Konzeption und Initiierung, Planung, Ausführung, Leistung und Überwachung sowie Abschluss. Es handelt sich um eine andere Art von Wasserfallmethodik, bei der diese Phasen von Anfang bis Ende verfolgt werden.
PMBOK gilt insofern als direkter Konkurrent von PRINCE2, und es wird ebenfalls ein eigener Zertifizierungskurs zum Project Management Professional (PMP) angeboten.
Vorteile: Wie PRINCE2 ist PMBOK eine hoch angesehene Methode, die jedoch in den USA weitaus beliebter ist. Sie wendet universelle Standards auf die Wasserfallmethode an und ist ein sehr gründlicher Ansatz zur Verwaltung von Großprojekten. Sie kann auch für große Unternehmen hilfreich sein, die möchten, dass alle Abteilungen oder sogar Unternehmen auf eine standardisierte Art und Weise und unter Verwendung desselben Vokabulars und derselben bewährten Verfahren arbeiten.
Nachteile: Die gleichen Kritikpunkte wie bei der Wasserfall-Methode und bei PRINCE2 gelten auch für PMBOK. PMBOK ist wahrscheinlich zu umständlich, kompliziert und klobig, wenn man in einer kleinen Agentur und mit hohem Tempo arbeitet und Teams besser synchronisieren möchte.
Zusammengefasst: PMP ist eine weltweit anerkannte Zertifizierung, die den Lebenslauf eines Projekt-Managers wahrscheinlich aufwertet und sogar zu einer Gehaltserhöhung führen kann. Sucht man allerdings nach einem besseren Weg, als Team zusammenzuarbeiten, dann kann der PMI/PMBOK-Ansatz für die täglichen Bedürfnisse ein Overkill sein.
5. Scrum
Scrum ist heutzutage die Projekt-Management-Methode der Wahl der meisten F&E-Teams, und es ist eine Methode, die auch intern auf monday.com locker befolgt wird. Scrum ist berühmt - man könnte auch sagen berüchtigt - für Schlagworte wie "Sprints", "Scrums", "Backlogs" und "Burndowns".
Das Wesen von Scrum besteht darin, dass in einem kleinen Team (maximal neun Personen) gearbeitet und die Arbeit in zweiwöchige Meilensteine, die als "Sprints" oder "Iterationen" bezeichnet werden, eingeteilt wird. Man trifft sich täglich zu 15-minütigen "Stand-ups", die von einem Scrum Master geleitet werden, um den Stand der Dinge zu besprechen. Der Scrum Master fungiert als Moderator, dessen Aufgabe es ist, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und dem Team zu helfen, effizienter zu arbeiten.
Mit Scrum konzentriert man sich nicht auf Projekte an sich, sondern auf die Zeit: Was kann ein Team in den nächsten zwei Wochen erreichen? Man setzt sich Ziele und "sprintet" zur Ziellinie. Ein weiteres Schlüsselprinzip von Scrum ist, dass das Testen während der gesamten Iteration häufig und gleichzeitig stattfindet - es ist keine separate und eigenständige Phase wie bei der Wasserfall-Methode nötig.
Vorteile: Scrum ist großartig für kreative Projekte, bei denen die Ziele auf halbem Weg geändert werden können. Für viele Teams ist heutzutage Veränderung eine Selbstverständlichkeit. Die Scrum-Methode ermöglicht es, agil zu bleiben und in der Mitte des Projekts Änderungen vorzunehmen, ohne das gesamte Projekt zum Scheitern zu bringen.
Nachteile: Hier gelten die gleichen Kritikpunkte, wie bei der agilen Methode.
Zusammengefasst: "Es ist im Rückstand." "Ich werde es zur nächsten Iteration hinzufügen." "Es ist Zeit fürs Stand-up." Der Jargon und die Terminologie von Scrum sind allgegenwärtig, und die Methodik ist weltweit der Liebling der F&E-Teams
Im folgenden Video diskutieren Customer Success-Managerin Anna und F&E-Leiter Daniel von monday.com, wie Scrum zur Verwaltung der monday.com F&E-Prozesse eingesetzt wird (englisch):
https://www.youtube.com/watch?v=ZEUQx7S9Ueg
6. Lean
Genau wie bei Agile und PMBOK ist Lean weniger eine Methodik als vielmehr eine Philosophie. Es geht darum, mehr zu erreichen, indem man mit weniger arbeitet. Es wird hauptsächlich dem Toyota-Produktionssystem (TPS) zugeschrieben, das drei große Arten von Verschwendung definiert: Muda, Mura, Muri.
Muda beschreibt alle Prozesse, die keinen Mehrwert schaffen. Die ursprüngliche Lean-Philosophie umfasst sieben Arten von Muda: Transport, Inventar, Bewegung, Warten, Überproduktion, Überverarbeitung und Mängel. Mura ist die Inkonsistenz und Ungleichmäßigkeit in der Arbeitslast, welche die Verschwendung verursacht. (Zum Beispiel, während man an manchen Tagen des Monats wie verrückt arbeitet und an anderen Tagen nichts zu tun ist).
Muri sind schließlich die unzumutbaren Belastungen, die den Menschen auferlegt werden und Stress sowie Burnout verursachen. Muri gilt als eine eigene Form der Verschwendung und steht in direktem Zusammenhang mit der täglichen BS, die Zeit verschwendet - Muda - und der Unvorhersehbarkeit und dem Chaos Ihres Alltags - Muri.
Lean konzentriert sich darauf, all diese Formen der Verschwendung systematisch zu eliminieren, um so effizient wie möglich arbeiten zu können. Es ermutigt, alle Störfaktoren des Alltags zu entfernen, so dass nur noch das Wesentliche bleibt, das einen wirklichen Nutzen bringt.
Vorteile: Lean ist leicht nachzuvollziehen, wenn man in einer Fertigungs- oder Produktionsumgebung arbeitet, die ein physisches Produkt liefert, wie z.B. ein Toyota-Auto. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es geht darum, so effizient wie möglich zu arbeiten, veraltete Bestände und Verschwendung zu eliminieren und eine starke Kundenbeziehungen aufzubauen.
Nachteile: Lean ist eine Methode der alten Schule, die für die meisten Teams, die heutzutage digital arbeiten, nicht mehr relevant ist.
Zusammengefasst: Die Fertigungsabteilung ist nur so schnell wie der langsamste Punkt der Produktionslinie. Wenn man daran arbeitet, diesen Schwachpunkt zu optimieren, dann wird der gesamte Betrieb schneller, resourcenschonender und profitabler.
Die ursprüngliche Lean-Philosophie gilt nur für die physische Fertigung, aber die Lean-Grundsätze wurden auf modernere Methoden, wie z.B. Lean Startup, übertragen. Viele Menschen halten Lean sogar für den Paten von Agile und Scrum. Effizienz FTW!
7. Kanban
Apropos schlanke Ableger, Kanban ist einer von ihnen. Kanban bedeutet auf Chinesisch und Japanisch wörtlich übersetzt "Tafel", und die Kanban-Tafel wird zur visuellen Steuerung von Prozessen verwendet.
Eine Kanban-Tafel ist in verschiedene Spalten unterteilt, die die Phasen im Arbeitsablauf darstellen. Die Stufen können so einfach wie "Zu erledigen", "Daran arbeiten" und "Erledigt" aber auch weitaus komplexer sein, je nachdem, wie es auf den jeweiligen Prozess zugeschnitten ist. Anschließend wird die Arbeit mit Karten oder Haftnotizen dargestellt, die im Zuge des Arbeitsablaufs von links nach rechts verschoben werden. Kanban ist im Wesentlichen ein eher konzeptuelles Fließband, das es ermöglicht, Ineffizienzpunkte visuell zu bewerten: Wo sammeln sich Haftnotizen an? Genau dort, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
Wie Agile wurde auch Kanban speziell für die Softwareentwicklung konzipiert, kann aber im Grunde auf jeden Arbeitsablauf angewendet werden, der einem vorhersehbaren Prozess folgt.
Vorteile: Kanban ist aufgrund seiner Einfachheit und Flexibilität sehr beliebt. Die Neupriorisierung und Kursänderung ist so einfach wie das Verschieben von Haftnotizen. Noch besser ist, dass es eine völlig visuelle Art und Weise ist, Arbeit zu verwalten. Es ist eine großartige Möglichkeit, mit einem einzigen Blick den Status sofort zu erfassen.
Nachteile: Kanban hilft dabei, einen stetigen Strom von Aufgaben zu bewältigen, was nur für den Bereich der Aufgabenverwaltung hilfreich ist. Aber es hilft nicht bei strategischen Vorgehen und Vorausplanungen. Man konzentriert sich auf die dringenden Aspekte, welche sich aber von den wichtigen Punkten unterscheiden können. Hinzu kommt, dass viele Projekte nicht-linearen Prozessen folgen, die mit einem flachen, einschichtigen Board nicht verwaltet werden können.
Zusammengefasst: Wenn man nach einer einfachen und visuellen Möglichkeit sucht, Aufgaben zu verwalten, kann Kanban hilfreich sein. Aber es hat seine Grenzen, und wenn das Tagesgeschäft mit einem gewissen Grad an Komplexität oder wesentlichen Änderungen verbunden ist, wird die Kanban-Methode wahrscheinlich ungeeignet sein.
Wie wählt man die richtige Projekt-Managementmethode?
Die oben bereitgestellte Liste zeigt nur die Spitze des Eisbergs in Bezug auf die Arten von Projekt-Managementmethoden. Es gibt keine allgemeingültige Methode und welche für ein Unternehmen bzw. Projekt am geeignetsten ist, hängt von der Branche, der Arbeitsbelastung und den persönlichen Vorlieben ab. Aber es gibt ein paar hilfreiche Fragen, die man sich vor der Wahl einer Methode stellen kann.
- Ist das Projekt komplex oder relativ einfach?
- Arbeite man in einem flexiblen, dynamischen Umfeld wie einem Startup?
- Ist man bereit, Risiken einzugehen?
- Ist man bereit, den Arbeitsablauf zu ändern oder weiterentwickeln zu lassen?
- Wenn man mit KlientInnen arbeitet, wie sind sie und wie arbeiten sie am besten?
Einige ProjektManagementmethoden werden direkt und offensichtlich ausscheiden oder in Frage kommen, andere wiederum erfordern Experimente und Zeit, um herauszufinden, was am besten funktioniert.
Niemand hat jemals gesagt, dass Projekt-Management-Methoden sexy oder aufregend seien, aber hinter all den trockenen Akronymen und dem nüchternen Fachjargon verbergen sich menschliche Erfahrungen, die jeder nachempfinden kann:
Der Stress einer bevorstehenden Deadline.
Die Frustration, mit anderen Menschen falsch zu kommunizieren.
Die Eile, ein riesiges Projekt abzuschließen.
Diese Themen stehen im Mittelpunkt jeder Projektmanagement-Methodik und sind auch der Grund dafür, warum monday.com tut, was es tut: Die Arbeitsweise von Teams zu vereinfachen.
Für welche Methode man sich auch entscheidet, die Chancen stehen gut, dass man diese bei monday.com implementieren kann!
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