Die Qualität und Vollständigkeit von Unternehmensdaten spielt für HubSpot-User eine zentrale Rolle, egal ob bei Reportings, Automationen oder im Sales-Alltag. Dabei unterstützt die kostenlose Insights-Datenbank von HubSpot. Einträge zu Unternehmen werden dabei automatisch durch fehlende Informationen ergänzt.
HubSpot Insights ist eine Datenbank mit Unternehmensinformationen. Sie werden von HubSpot durch die Kombination von Drittanbieter-Daten, Webcrawling und Crowdsourcing gesammelt und in Echtzeit aktualisiert sobald neue Informationen eingehen.
Um Einträge zu Unternehmen mit denen der Insights abzugleichen und zu vervollständigen, verwendet HubSpot die eindeutige Domain des Eintrags. Suboptimal ist es daher, wenn die Domains der Unternehmen in der eigenen Datenbank fehlen.
In unserem Beispiel besitzt der Kunde eine Datenbank mit über 7000 Unternehmen. Durch mangelnde Datenpflege und fehlerhafte Prozesse bei Datenimporten aus anderen CRM-Systemen fehlten bei über der Hälfte der Einträge die passenden Domains. Zum Glück können diese mit einem einfachen Trick aus den verknüpften Kontaktdaten der Kunden entnommen werden.
2. Der Ansicht muss nun die Spalte “zugeordnete Kontakte” hinzugefügt werden. Sonst beinhaltet der Export keine E-Mail-Adressen der zugehörigen Kontakte.
Folgende Spalten sind für den Export wichtig:
- Company ID
- Name des Unternehmens
- Domain
- zugeordnete Kontakte
Die damit erstellte Auswahl kann nun unter “Tabellenaktionen” exportiert werden.
4. Die neue leere Spalte erhält nun folgende Formel:
=WENNFEHLER(Regexextract(E2;"[A-z0-9._%+-]+@[A-z0-9.-]+\.[A-z]{2,4}");"")
E2 entspricht hier der Spalte mit den E-Mail-Adressen. Ändern Sie diese in der Formel, falls nötig ab.
5. Da jetzt die E-Mail-Adresse vom Rest des Textfeldes isoliert wurde, kann nun die Domain im nächsten Schritt aus dieser herausgelesen werden. Dazu wird folgende Formel verwendet:=regextract(D2;"@(.*)")
D2 zeigt die Spalte, in der die zuvor isolierte E-Mail-Adresse zu finden ist. Ändern Sie diese in der Formel falls nötig ab.
6. Zum Schluss müssen die Formeln nun noch in echte Werte umgewandelt werden. Dazu kopieren Sie die entsprechenden Felder der Domain-Spalte (Strg+C) und nutzen die “Bearbeiten” -> “Inhalte Einfügen” -> “Nur Werte”-Funktion. Die Spalte mit den isolierten Mail-Adressen kann jetzt wieder gelöscht werden. Importieren Sie nun die Liste wie gehabt. Geben Sie dabei an, dass eine Company-ID zum Abgleich genutzt werden soll. Falls die Domain fehlt, wird diese nun nachgetragen.
Tipp: Vor dem Import können Sie über “Bearbeiten” -> “Suchen und Ersetzen” noch alle unerwünschten Domains von GMX, Gmail, Yahoo, Web.de etc. löschen.
Wir hoffen, dass diese kurze Anleitung hilfreich war. Kennen Sie andere Wege, um Ihre Domains nachzupflegen? Teilen Sie sie uns mit!
