Home-Office Best Practices von monday.com

Dezember 18, 2020

Wie der Software-Hersteller monday.com über Nacht ins Home-Office wechselte und was wir davon lernen können

Inmitten der Umstellung auf das Arbeiten aus der Ferne schaffte es monday.com sogar, die Anzahl der Mitarbeiter im Vergleich zum Beginn der globalen Pandemie um mehr als ein Viertel zu vergrößern – und das alles aus dem Home-Office. 

Viele Firmen mussten im Zuge der COVID-19 Pandemie auf das Arbeiten von zu Hause umstellen, um die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter gewährleisten zu können. Doch das ist ein aufwändiges Unterfangen. 

Im Falle des Softwareunternehmens monday.com war das nicht anders. Vor der Pandemie arbeiteten nur 10% der 550 Mitarbeiter dauerhaft aus der Ferne. 

Doch als die Corona-Krise begann, mussten plötzlich alle 550 Mitarbeiter anfangen, von zu Hause zu arbeiten. Regelrecht über Nacht und ohne Vorlauf ging es los. 

Als wäre das aber noch nicht genug, hat das Unternehmen es sogar geschafft, 150 neue Mitarbeiter innerhalb der 3 Monaten einzustellen, während sich das Team gleichzeitig an die Umstellung gewöhnte. 

Wie war das möglich? In diesem Blog geben einige Mitarbeiter von monday.com genau zu dieser Frage spannende Einblicke und Antworten.

ERFOLGREICHER WECHSEL IN DEN REMOTE WORK MODUS

100% im Home Office zu arbeiten stellte eine große Herausforderung für das Operations Team dar. So musste sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter aktuelle und korrekte Informationen zur Verfügung haben, um von zu Hause effektiv arbeiten zu können.

Großer Wert wurde auf das Bereitstellen der passenden Tools und Technologie für die Mitarbeiter gelegt. So wurden zum Beispiel zusätzliche Ladegeräte, Kopfhörer, Software für Videokonferenzen und in einigen Fällen sogar grundlegende Notwendigkeiten wie Schreibtische oder mobile Hotspots für Mitarbeiter mit Verbindungsschwierigkeiten zur Verfügung gestellt. 

Aber auch die unternehmenseigene Software war hilfreich, um die Arbeit im Home Office erfolgreich zu gestalten. Diese ermöglicht es den Mitarbeitern Zoom Besprechungen zu organisieren, gemeinsam an virtuellen Whiteboards zu arbeiten, Arbeitsabläufe zu prüfen und zu bewilligen und Status-Updates für die Aufgaben jedes Mitarbeiters einzusehen.  

“Wir benutzen Slack, integriert in unsere Software, für den üblichen Büro-Tratsch”, sagt monday.com Content-Teamleiter Yael Miller. „Der Führung war es wichtig, dass wir unsere täglichen Rituale und Routinen beibehalten, wie die All-Hand-Meetings am Anfang und am Ende der Woche, und auch die regelmäßigen Meetings der einzelnen Teams.

Auch Weiterbildung und Mitarbeiterengagement spielen eine zentrale Rolle. Dazu wurden extra Trainings für Manager angeboten, wie man ein aus der Ferne arbeitendes Team leitet. Die Mitarbeiter selbst bekamen Zugriff auf Vorlesungen zum Thema „Gesunde Arbeitsgewohnheiten“, virtuelle Workouts und sogar Aktivitäten für ihre Kinder.

NEUEINSTELLUNGEN UND WACHSTUM

Beim Thema Neueinstellungen schaltete die monday.com Personalabteilung gleich ein paar Gänge hoch, und führte parallel mehrere neue Prozesse ein. 

Virtuelles Recruiting.

Neben der Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen und einer angepassten Kommunikation mit möglichen Kandidaten startete die Personalabteilung sowohl externe (hauptsächlich Social Media), als auch interne Kampagnen, um neue Mitarbeiter zu werben. Über die interne Kampagne können aktuelle monday.com Mitarbeiter einen Bonus für die Empfehlung eines neuen Mitarbeiters erhalten. 

Remote Bewerbungsgespräche.

Da persönliche Bewerbungsgespräche nicht mehr durchführbar sind, wurden Remote Bewerbungsgespräche eingeführt. Mit Hilfe von Tools wie Videokonferenzen, überarbeiteten Trainings für Interviewer und einem eigenen Slack-Channel für regelmäßiges Feedback zur Prozessoptimierung konnten diese Bewerbungsgespräche erfolgreich gestaltet werden. 

Online Einarbeitung.

Um auch den neuen Mitarbeitern zu ermöglichen, sich an die neue Firma und deren Kultur zu gewöhnen, wurden unter anderem Archivvideos wie Präsentationen der Gründer oder virtuelle Büro-Touren sowie Inhalte zur Mitarbeiterführung, Verkaufszahlen und Firmengrundsätzen als Teil der Einarbeitung bereitgestellt. 

Des Weiteren wurde ein „Buddy Programm” ins Leben gerufen, durch das jedem Neuanfänger ein erfahrener Mitarbeiter zur Seite gestellt wird, um als erster Ansprechpartner zu dienen. Gleich zu Beginn des Programms sendeten die erfahrenen Mitarbeiter Willkommenspakete an die Neulinge.

 

TIPPS FÜR UMSTELLUNG AUF HOME-OFFICE

Wenn man das Team von monday.com fragt, welches der beste Tipp ist, um schnell auf die Arbeit aus der Ferne umzusteigen, ist die häufigste Antwort

„Radikale Transparenz“. 

Von einem besseren Überblick über die Firmendaten und -ziele für Mitarbeiter und Investoren bis hin zu Einblicken in die Prozesse hinter den Kulissen für Kunden. Firmen, die diesem Ansatz folgen, bauen leichter Vertrauen, Respekt und Harmonie im ganzen Unternehmen auf. 

Miller sagt, dass diese Technik sich bisher ausgezahlt hat. „Wir haben uns unsere Pläne von COVID-19 nicht durchkreuzen lassen. Das Unternehmen wächst weiter und unsere Kunden nutzen monday.com weiterhin erfolgreich, um von zu Hause zu arbeiten.“

 

MEHR TRANSPARENZ MIT MONDAY.COM

monday.com ist das Work OS, mit dem Teams Prozesse, Projekte und alltägliche Arbeit in einem zentralen Tool abbilden können. So haben alle einen Überblick über wichtige To dos sowie Deadlines und erfahren relevante Updates in Echtzeit – egal, wo sie gerade arbeiten. Hier können Sie mehr über das Tool monday.com erfahren.

Als zertifizierter und führender Partner in der DACH Region stehen wir Ihnen für Fragen rund um monday.com zur Verfügung. Nehmen Sie dazu gern direkt Kontakt mit uns auf.

Alina